Tips para convocar a tu comunidad a reuniones

Convocar a las primeras reuniones para formar un equipo puede ser difícil ¡No te desesperes! Es normal que a la gente nos cueste participar, sobre todo si no sabemos a qué nos están invitando, si el lugar de la reunión es distante, si no hay una comunicación clara, o los horarios no son los mejores.

Aquí te comparto algunos consejos para que tu convocatoria tenga buenos resultados

Diversifica los medios de difusión:
Recuerda que tu equipo debe ser representativo de la comunidad. Usa diferentes canales para llegar a distintos públicos. Por ejemplo, si tu público objetivo son jóvenes, averigua qué redes sociales usan y abre un perfil específico para el proyecto.
Crea carteles llamativos:
Incluye la fecha, hora, lugar y una breve descripción del motivo de la reunión, como: “¿Te interesa proponer alternativas a los problemas de tu comunidad? ¡Conozcámonos y hablemos de ello! Te esperamos el día X a las XXX horas en XXXXX lugar”. En la plataforma podrás descargar un cartel que te proponemos.
Distribuye folletos:
Reparte folletos en casas, negocios, escuelas, iglesias o puntos de reunión comunitaria. Esto te permitirá invitar directamente a tus vecinos, crear un vínculo de confianza y resolver sus dudas.
Sé amable al invitar:
Preséntate, pide unos minutos para hablar y explica brevemente el proyecto y la invitación.
Elige un lugar público y neutral:
Una escuela, por ejemplo, es un buen lugar para reunirse y es un espacio que suele generar confianza.
Utiliza la radio comunitaria o el perifoneo:
Son métodos efectivos para difundir tu mensaje en la comunidad.
Invita personalmente a actores clave:
Asegúrate de contactar a aquellos que pueden motivar la participación de más personas.
Haz un recordatorio antes de la reunión:
Un día antes, haz un recordatorio ya sea personal, mediante perifoneo o por mensaje para que la gente no olvide la cita.
Limpia después de la reunión:
Retira los carteles para mantener limpia la comunidad.
Mantén la comunicación con tu grupo:
Una vez formado el equipo, puedes convocar directamente y usar canales como grupos de WhatsApp.

Los equipos que queremos crear buscan ser representativos de la comunidad. Eso significa que entre más diversos, más posibilidades existen de que todas las voces sean incluidas y, por lo tanto, más puntos de vista puedan ser tomados en cuenta.

Eso nos ayudará mucho cuando hagamos los diagnósticos participativos tanto para la detección de problemas, como para la lectura de potencial; pues nos permitirá tener una perspectiva más amplia y contar con más legitimidad y apoyo.

Es crucial que estos procesos desaten dinámicas de inclusión, colaboración y participación, que instalen capacidades en torno a la agencia de cambio colectiva. Esto implica involucrar activamente a todos los miembros de la comunidad en las decisiones que les afecten.

Si tu proyecto abarca temas de interés general para la comunidad, realiza una convocatoria amplia. Asegúrate de incluir a todos los sectores: mujeres, hombres, niñas, niños, jóvenes, comerciantes, líderes comunitarios, tu comunidad escolar, entre otros. Para esto, te será útil hacer un mapeo de actores que te ayude a identificar a todos los miembros de tu comunidad.

Si tu proyecto va dirigido a un sector en específico (mujeres, niñas y niños, productores de algún tipo, personas adultas mayores, artesanas y artesanos, por mencionar a algunos), la convocatoria será particular para este grupo; no obstante, te recomendamos que mantengas los criterios de inclusión y diversidad. Sea cual sea tu sector destinatario, recuerda que la comunidad escolar siempre debe estar involucrada.

La conformación de los equipos debe ser abierta y neutral, evitando cualquier interpretación de favoritismos o asociaciones partidistas, religiosas o empresariales, ya que esto podría entorpecer el trabajo del grupo e incluso afectar las relaciones en la comunidad.

Recuerda que un principio fundamental de los proyectos comunitarios es la acción sin daño. Esto significa considerar el impacto sistémico de nuestras propuestas para que mejoren aspectos de la comunidad sin generar impactos negativos. Este principio empieza desde la formación de los equipos de trabajo.

Una vez que hayas conformado tu equipo es importante que establezcan acuerdos de trabajo, convivencia y confianza que permitan alcanzar sus objetivos. Es importante que se establezcan las dinámicas que el grupo considere necesarias para poder trabajar en entornos de colaboración, consenso, solidaridad, apoyo mutuo y confianza para alcanzar los objetivos comunes.

Cada equipo establecerá sus propios acuerdos. Aquí te propongo algunos elementos a tomar en cuenta a la hora de consensuar la forma en que ustedes van a trabajar.

El tiempo para pasar por las fases de reconocer, explorar, transformar y observar es limitado. Te aconsejo que programen reuniones semanalmente. Escojan juntos el momento más adecuado para que todos puedan participar.
Establezcan acuerdos de colaboración y normas de convivencia que les faciliten el trabajo y que respondan a sus necesidades. Por ejemplo, decidan en conjunto la frecuencia y duración de sus reuniones, cómo se turnarán para hablar, y si permitirán o no el uso de dispositivos durante las sesiones.
Para asegurar que las sesiones se desarrollen en un ambiente de respeto y armonía, es clave acordar y respetar normas de convivencia. Podrían acordar, por ejemplo, que todas las voces y opiniones sean consideradas siempre que sean respetuosas y no afecten la dignidad de los miembros de la comunidad. Como responsable de facilitar los espacios, debes garantizar un entorno seguro, tanto física como emocionalmente, para todas las personas participantes.
Es importante que cuando se conformen los equipos se haga hincapié en la disponibilidad y disposición requeridas para participar, así como en el compromiso para llevar a cabo las distintas tareas que se emprenderán en el marco del proyecto. Asegúrate de comunicar esto claramente desde las primeras reuniones de formación del equipo, para que todos las personas participantes puedan tomar decisiones informadas.
En cuanto a las normas de trabajo que establezca el equipo, contemplen las mejores estrategias para hacer de sus reuniones sesiones productivas. Consideren la posibilidad de organizar comisiones, asignar responsabilidades rotativas, o incluso apoyar en el cuidado de las y los niños que acompañen a algunos miembros.
Te sugiero también que siempre planeen los objetivos de cada reunión y los presenten en el orden del día que se comparta de antemano con el equipo. Así, estarán informados sobre el propósito de la sesión y podrán llegar preparados para trabajar.
Por último, es necesario que lleves un registro de asistencia, elabores minutas y documentes los acuerdos de cada reunión. Te recomiendo compartir esta información con todo el equipo para que estén informados y en sintonía con los acuerdos tomados.